派遣のお仕事図鑑　②営業事務

「営業事務ってどんな仕事？仕事内容や求められるスキルが知りたい」。事務派遣で働いた経験がある人、一般事務からステップアップしたい人、営業経験がある人のなかには、営業事務のお仕事に興味がある人が多いようです。

この記事では、営業事務に興味があるけど、仕事内容や必要なスキルがわからないという人に向けて、仕事内容、求められるスキル、やりがいなどを紹介します。

営業事務とは

営業事務は、営業部署の事務的な業務を行う仕事です。見積書、発注書などお客様向けに発行するさまざまな書類や、営業状況を管理するための資料などを作成します。書類や資料の作成だけでなく、お客様などからかかってきた電話や来客対応を行うこともあります。

さらに、お客様に商品・サービスを提案するために使用するプレゼンテーション資料の制作をサポートすることもあります。営業事務にとっての成果は、営業部署の売上UP。お客様とのやりとりがスムーズに進んだ営業担当者から、ありがとうといわれるのが営業事務のやりがいです。

営業事務の仕事内容とは

営業事務の仕事内容は、見積書や請求書などの書類作成や電話対応など、多岐にわたります。なかでも営業担当者が使う書類の作成は、部署の売上を支えているといっても過言ではありません。ここからは、営業事務の仕事内容について詳しく解説します。

書類作成

営業事務の書類作成は、あらかじめ会社が用意している決められた書式に必要な情報を入力する仕事がメインです。見積書や契約書、発注書、請求書など、さまざまな書類に対応します。トラブルを避けるためにも、部署が取り扱う商品やサービスの数量、金額、契約条件などを正確に記載しなければなりません。

電話やメール対応

営業担当者の代理として、電話やメールに対応するのも営業事務の仕事です。送付した書類に対する問い合わせなどは、担当者として回答しなければならないケースもあるので、取り扱う商品やサービスの内容や価格などを把握しておく必要があります。

ファイリング

ファイリングは、お客様との取引記録になる書類を種類や日別で管理する仕事です。部署全体で利用する書類や資料は、どこにあるか、どう使うかなど利用法を広報したりします。お客様とのやり取りをスムーズにするために、わかりやすく整理して保存する必要があります。

顧客情報管理

お客様の担当者や住所、契約期間や取引履歴などの情報を管理する仕事です。これらの情報をもとに新しい提案をしたり、継続的に取引しているお客様に契約の延長を提案したりするので、売上に直結する重要な仕事です。

在庫管理

在庫管理も営業事務の仕事内容として挙げられます。商品の受発注や追加受注を円滑に進められるようにするために、商品の管理が重要な業務となっている会社もあります。メーカーや製造業、販売業などの場合は、日別・月別で数字を記録し、関連部署に広報することもあります。お客様にしっかりと商品を届けるだけでなく、管理する費用がかさまないようにするためにも重要な仕事です。

受注・出荷管理

受注や出荷管理は、在庫管理と同じようにメーカーや製造業、販売業などの会社で営業事務が担う可能性がある仕事です。お客様の注文に応じて商品を出荷したり、配送の手配をしたりします。注文内容に沿って迅速に情報を処理する能力や、急な注文への臨機応変な対応が求められる仕事です。

来客対応

営業担当者に来客があったときに、会議室や応接室に案内するなどの仕事も営業事務が担当することがあります。組織によっては、営業担当者が打ち合わせで使用する資料の作成や配布などをまかされることもあるようです。

その他

その他にも、営業部門の備品管理や郵送物の発送、交通費の精算など、営業担当者をサポートする仕事全般を営業事務が担当する場合があります。

営業事務で求められるスキルとは

営業事務には、どんなスキルが求められるのでしょうか。営業部署ならではの書類作成や応対以外は、一般事務と共通する仕事が大半です。一般事務の経験者で、Excelをはじめパソコンスキルがある人は、営業事務でもスムーズに活躍できるでしょう。どんな部署でも求められる4つのスキルを解説します。

事務処理のスキル

営業事務で求められるスキルとして、事務処理があります。事務処理において大事なことは、お客様からの入金チェックや関連部署からの依頼への対応などを、素早く正確に処理することです。効率よく仕事を進められるように工夫することも、事務処理スキル向上に欠かせない要素です。

作業の正確性やスピード

作業の正確性やスピードも営業事務に求められるスキルです。営業で必要となる契約書や見積書などの書類作成や商品やサービスの受発注業務を正確かつ早く仕上げることが求められます。具体的には日付や金額などの情報を正確に入力したり、契約の締切日に間に合うように書類作成したりすることです。このようなスキルがあれば営業事務として活躍できるでしょう。

パソコンスキル

営業事務で求められるパソコンスキルは、一般事務などの他の事務職と比べるとややハイレベルです。営業事務が主に取り扱う見積書や請求書などの書類や、顧客情報管理ツールは、ExcelやWordのスキルが必要です。お客様などとのやりとりに必要なメールソフトやチャットツールも使いこなさなければなりません。

コミュニケーションスキル

営業事務には、コミュニケーションスキルも求められます。お客様、営業担当者など社内外の人とのやりとりが多い仕事。営業担当者は、外回りや会議などで席にいないことが多いので、電話の取次ぎや事務的な対応はすべて営業事務が行うことになります。また、来客があったときには会議室やミーティングスペースに案内し、臨機応変に対応する必要があります。

営業事務のメリット

キャリアアップをめざす人、条件重視で仕事を選ぶ人は、営業事務として働くメリットが気になるでしょう。一般事務とは似ているようで違う営業事務のメリットを紹介します。

営業感覚が身につく

営業事務として働くメリットのひとつは、営業感覚が身につくことです。営業部門の全体の流れがわかるので、ビジネスにおいて重要な要素が何なのかを把握することができます。お客様とコミュニケーションを直接取ることが多い仕事でもあり、お客様の要望をくみ取って対応する力も身につきます。

会社への貢献を実感できる

営業事務は、他の事務職よりも会社への貢献を実感できるというメリットもあります。営業担当者に対するサポートが商品の受注につながったり、業務の対応スピードを上げることで売上アップに貢献したりできるからです。自分のやったことが数字に反映されることがあるので、成果を実感しやすい仕事といえます。

退社時間をコントロールしてプライベートと両立しやすい

残業がない会社が多く、プライベートと両立しやすい仕事でもあります。派遣社員やアルバイト、パートは、残業がない求人のほうが多いでしょう。介護や子育てなどを抱え、ワークライフバランスを取りたい人も無理なく働けます。

営業事務のデメリット

営業事務には、デメリットもあります。実際に働いてみてから、こんなはずではなかったということにならないためにも把握しておきましょう。

クレームに対応することがある

営業事務はお客様と直接コミュニケーションを取る機会が多く、会社によってはクレーム対応をしなければならないこともあります。ストレスを溜めない人、気持ちの切り替えができる人のほうが向いているかもしれません。

サポートの内容によって業務量が増える

営業事務の仕事は、営業部署の業務フローによって、自らの仕事の量も左右されます。営業のルールが煩雑、紙の書類が多い、営業担当者の協力が得られにくいなど、職場次第で仕事のやりやすさとボリュームが変わるものと心得ておきましょう。

営業事務の仕事のやりがいとは

事務職のなかでも営業事務は、売上に直結する仕事が多く、組織のなかで一体感を得られやすい仕事です。ここからは、営業事務のやりがいについて解説します。

チームの一員として売上に貢献できる

営業事務はデスクでの事務作業だけでなく、営業部門のチームの一員として働いて会社の売上に貢献できるというやりがいがあります。同じ目標に向かって仕事ができるので、営業担当者の受注が自分の喜びになることもあります。

営業と事務職の知識やスキルが身につく

資料作成などの事務作業に加えて、お客様対応など営業のサポートまで担当する部署なら、営業職と事務職の両方の知識やスキルが身につくのがやりがいになります。営業事務を経験しておくと、キャリアの選択肢が広がりやすくなるでしょう。

営業事務に向いている人とは

営業事務は、どんな人に向いているのでしょうか。営業事務の仕事の特徴をふまえて、適性がある人について紹介します。

コミュニケーション能力がある

営業事務に向いているのは、コミュニケーション能力がある人です。一般事務に比べるとお客様と直接接する機会が多く、わかりやすく話せる力やニーズを把握する力が求められる場面が頻繁にあります。同じ部署内の営業担当者だけでなく、他部署や社外のパートナーなどとやりとりする機会もあるので、人と接するのが好きなタイプが向いているといえます。

臨機応変に対応できる

物事に臨機応変に対応できる人も向いています。営業事務は、営業担当者やお客様から急な依頼を受けることがあります。そんなときは、自分の仕事があっても臨機応変に対応しなければなりません。効率よく仕事ができる人、業務の優先順位をつけて的確にこなせる人に向いている仕事といえます。

未経験から営業事務を目指すにはどうしたらいい？

営業事務をはじめ事務職は、未経験可の求人も多く、応募が集中しやすい人気職種です。応募が多い求人は、どうしても経験者の方が優遇されてしまうもの。ゆくゆくは正社員をめざしたいという人も、最初は派遣社員やパート、アルバイトとして経験を積むことを視野に入れたほうがいいでしょう。派遣社員の求人も未経験歓迎が多いので、登録したうえでコーディネーターに相談してみてはいかがでしょうか。

まとめ

今回は、営業事務の仕事について紹介しました。事務スキルだけでなく、営業に関する知識を得られるのが魅力のひとつ。営業担当者やお客様などさまざまな人たちとコミュニケーションを取りながら、知識と経験を積んでいけば、多様なキャリアステップが見えてくるでしょう。

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