事務職のありがちミス起こったときに迅速に進める5つの対応

事務職で働く多くの人が、何らかのミスをした経験を持っています。

失敗は誰にでもありますが、大切なのはその後の対応です。

ミスに対して適切に対処できれば、過度に失敗を引きずる必要はありませんよ。

今回は、事務職がミスをした際の対処法と、ミスをした際にやってはいけないNG対処法について解説します。

事務職のミス対処法・5つのポイント

一般事務のよくあるミスとして、誤字・計算間違い、メールの誤送信、遅刻、不適切な言葉遣いなどが挙げられます。

事務派遣の場合、派遣社員のミスは雇用主である派遣会社の責任とされるのが一般的です。

重大なミスをした際には派遣会社にも影響が及ぶ可能性があるので、派遣社員といえども責任をもって業務に取り組みましょう。

しかし、誰にでもミスをする可能性はあります。

ミスをした際には適切な対応を取り、失敗から得た気づきを今後へ活かすことが大切です。ここでは、事務職のミスの対処法を5つ解説します。

まずは上司に迅速に報告する

事務職でミスをした際には、すぐに上司へ報告しましょう。

時間を空けるとさらなるトラブルに発展する可能性もあるので、その場で迅速にミスを伝えることが大切です。

派遣社員であれば、派遣先企業で業務指示を受ける指揮命令者に報告するとよいでしょう。

ミスを報告する際には、「いつ・誰が・何を・どこで・どのようなミスをしたか」を正確に伝えます。

自分の感情や都合ではなく、事実を簡潔に述べるのがポイントです。

対処方法を明確にする

上司に報告をしたら、今後の対応について指示が出されるはずです。

上司の指示に従って、速やかにミスの処理を行いましょう。

自分1人だけで解決しようとせず、上司の指示を仰ぐことが大切です。

ミスをした直後で気が動転している場合は、メモを取りながら対処方法を聞き、冷静に対処してくださいね。

関係者に報告・謝罪する

ミスの影響が及ぶ同僚や他部署に対して、報告と謝罪を行います。

ミスが発生した経緯、ミスの内容、対処方法について正確に伝えましょう。

顧客や取引先など外部に影響が及んだ場合は、電話にて謝罪を述べ、可能であれば直接出向いて対面で謝罪します。

電話や対面での謝罪が難しい場合は、メールにて報告するとよいでしょう。

その際、件名に「重要」「〇〇のお詫び」といった文言を入れ、メールの重要性が伝わるように配慮してください。

ほかの社員・派遣社員と情報共有を行う

ほかの社員や派遣社員も、自分と同じミスをする可能性があります。

部署やチーム全体でミスについて共有し、再発を防ぎましょう。

こまめに情報共有をすることで風通しのよい職場環境が生まれ、結果として職場全体のミスの低減につながります。

ミスの原因は誰か1人の責任だけでなく、さまざまな要因が絡んでいることもあります。

業務フローを見直すよい機会にもなるので、ぜひほかの社員との情報共有に取り組んでくださいね。

派遣社員として共有すべき事案であれば、派遣会社にも報告しておきましょう。

原因を特定して再発防止策を立てる

ミスの原因を特定して、再発を防ぐための手段を検討します。

ミスの原因には注意不足やスキル不足などさまざまなことが考えられるので、適切な防止策を立てることが大切です。

再発防止策の例
● 話の要点をメモに取る
● マニュアルを作成する
● ダブルチェックを取り入れる
● 派遣会社の研修制度を活用してスキルアップに励む
● 生活習慣を整えて集中力をアップする

自分で解決策が見つけられない場合は、先輩や同僚に相談してアドバイスをもらうのもおすすめです。

考えた再発防止策は、必ず実行に移しましょう。

事務職でミスをした際にやってはいけないこと

ミスをした際には、その後の対応が評価を左右します。

反省が見られない対応をした場合は、自分の評価を下げることになるので注意しなくてはなりません。

以下は、事務職でミスをした際にやってはいけないNG対処法です。

● 同じミスを繰り返す
● 言い訳をして自分のミスを認めない
● ミスを隠す

ミスは誰にでもありますが、同じ失敗を繰り返していては信頼を失うことになります。

派遣社員であれば、契約打ち切りとなる可能性もあるので十分注意してください。

また、他人のせいにしたり、ミスそのものを隠す行為もNGです。

自分の失敗は潔く認めて、次の経験へと活かしましょう。

事務職のミスはしっかり対処して引きずらない！

ミスをすると自分を責めて、いつまでも引きずってしまう人もいます。

しかし、自分を責め過ぎると精神面に悪影響を及ぼし、仕事のパフォーマンスも下がるでしょう。

上司に報告してすぐさま対処し、再発防止策を立てたのであれば、いつまでもミスを引きずる必要はありません。

失敗を成長するチャンスと捉えて、事務職の仕事にしっかり向き合ってくださいね。

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