事務職のありがちミス起こさないための5つの予防策

事務職は、誤字脱字や計算間違いなどのケアレスミスが起こりやすい仕事です。ほかの社員を支える事務職だからこそ、ミスを防いで正確な仕事に努めましょう。

今回は、事務職のミスを防ぐために効果的な5つの予防策と、ミス防止のために日頃から取り組みたいことを解説します。うっかりミスに悩む事務職の方は、ぜひ参考にしてください。

事務職のミス・5つの予防策

事務職のケアレスミスには、誤字や計算間違い、伝達漏れなどがあります。

小さな失敗が大きなトラブルにつながる可能性もあるので、うっかりミスは未然に防ぐことが大切です。

ここでは、ミスを防ぐために効果的な5つの予防策を紹介します。

業務の担当範囲を明確にする

自分が担当する業務の範囲を理解し、やるべきことを明確にしましょう。

自分のタスクがあやふやなままでは、本来しなくてはならない業務を忘れてしまう可能性もあります。

派遣社員の場合は、契約書で業務範囲が明示されているので、自分の担当業務をしっかり確認することが大切です。

業務範囲外のことまでしてしまうと、かえって派遣先企業に迷惑がかかる可能性もあるので十分注意しましょう。

作業フローを守る

最初はマニュアルに従って作業をしていても、仕事に慣れると工程を飛ばす人は少なくありません。

特に、ダブルチェックなどの確認作業は、疎かにしやすいポイントです。

「自分はこんなことでミスをしない」「もう完璧に覚えてるから大丈夫」という過信は捨て、一つひとつの工程にきっちり取り組みましょう。

仕事に慣れても時折マニュアルを見直し、作業フローが守れているかを確認するといいですね。

わからないことは必ず確認する

事務派遣の業務でわからないことがある場合は自己判断せず、必ず上司に確認してから取り組みます。

特に、派遣されてから間もない頃は、業界用語やシステムの操作方法などわからないことがたくさんあるはずです。

不明な点は随時確認し、メモを取って覚えましょう。

職場が変わりやすい事務派遣にとって、仕事をスピーディーに覚えることはミス防止につながります。

会社独自のルールや制度もあるので、わからないことはその場で確認するといいですね。

作業の負荷を分散する

業務量が多い、同じ工程ばかりを担当しているなど、業務に偏りがあるとミスが起こりやすいので注意が必要です。

業務が属人化するとミスの発見が遅れ、業務効率も悪化します。

業務標準化を図るには、マニュアルの作成やノウハウの共有が効果的です。

ほかの社員と一緒に取り組んだり、担当業務を交代したりと、負荷が一箇所に集中しないように工夫しましょう。

ダブルチェックをする

ケアレスミスを早い段階で発見するためには、ダブルチェックの習慣化が効果的です。

ダブルチェックによって、1度では気づけなかったミスを見つけることができます。

ダブルチェックには、1人で2回確認する方法や、2人で1回ずつ確認する方法があります。

重要な書類を確認する際には、同僚や上司に依頼して第三者を交えたダブルチェックを行うのがおすすめです。

1人でダブルチェックをする場合は、1回目の確認後、時間を置いてから2回目の確認を行いましょう。

指さし確認や、声を出して読み上げるのも効果的です。

事務職のミス防止に役立つ取り組み

ミス防止には、業務中だけでなく、日頃からミスを低減するための環境を整えておくことも重要です。

ここでは事務職のミス防止のために、日頃から取り組みたいことを3つ紹介します。

業務効率化

業務効率化によって無駄な作業がなくなれば、気持ちや時間に余裕が生まれるため、ミスも起こりにくくなります。

事務職に多いルーティンワークは業務効率化を図りやすいので、ぜひ取り組みましょう。

業務効率化を行う際には、業務フロー図を作成してから、効率化できる部分を洗い出すといいでしょう。

以下は、業務効率化を検討する際のポイントです。

• 排除：作業そのものをなくせないか
• 結合：異なる作業を1つにできないか
• 交換：作業順序を変更できないか
• 簡素化：複雑な工程をシンプルにできないか

事務職であれば、ショートカットキーやExcelの関数を用いることで、業務効率化が図れます。

作業フローは定期的に見直して、チーム内で共有しましょう。

技術・知識の習得

PCスキルや専門知識のある事務職は、業務への理解が深いためミスも少なくなります。

たとえばExcelの操作スキルがあれば、関数を用いて計算式が出せるので、手作業によるミスを防ぐことが可能です。

また、業界の専門用語に通じていれば単語の聞き間違いがなく、ほかの社員との報連相もスムーズに行えます。

スキルに自信のない人は、派遣会社の研修に参加してPCスキルやビジネスマナーなどを身につけましょう。

経理事務や金融事務で働く人は、簿記資格やファイナンシャルプランナーといった資格取得に励み、専門知識を深めるのもおすすめです。

体調やメンタルを整える

頭がぼーっとしていたり、憂鬱な気分を引きずったりしていると、集中力が欠けてミスが起こりやすくなります。

事務職の業務に支障が出ないよう、プライベートの時間で心身のコンディションを整えることも大切です。

体調面では、しっかり睡眠を取る、適度に運動するなど、規則正しい生活を心がけましょう。

悩みや心配事は抱え込まないよう、誰かに話を聞いてもらったり、趣味に没頭したりと、自分なりのストレス発散方法を見つけておくといいですね。

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事務職で起こりやすいうっかりミスは、作業負荷の分散やダブルチェックなどで予防できます。

PCスキルや専門知識の習得に励み、個人的にスキルアップしてミスを減らすことも大切です。

心身の不調は仕事のパフォーマンスに影響するので、体調を整えることも忘れないでくださいね。

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