一般事務派遣で求められる人物像とは？必要なスキルやキャリアアッププランを紹介【前編】

「一般事務派遣ってどんな人が求められるの？必要なスキルが知りたい」。派遣求人の中でも人気の仕事といわれている一般事務派遣。どんな人が求められるか気になるという人もいるのではないでしょうか。

• 一般事務派遣ってどんな人が求められるの？
• 一般事務派遣で必要なスキルは？
• 一般事務派遣のキャリアアッププランとは？

そこで今回は「一般事務派遣で求められる人物像」「一般事務派遣で必要なスキル」について紹介します。「一般事務派遣のキャリアアッププラン」についても紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

一般事務派遣で求められる人物像

一般事務の仕事は、書類作成や整理、電話対応などさまざまです。どれも職場では欠かせない重要な仕事であり、縁の下の力持ち的なポジションといえるでしょう。そんな一般事務の派遣で求められる人物像を紹介します。

臨機応変に対応できる人

一般事務派遣では臨機応変に対応できる人が求められます。一般事務の仕事は、書類作成などの決まった業務の他に、突発的な電話や来客対応、他の部署からの依頼などもあるからです。電話で要領を得ない話をする人や、突然の来客もあります。内容によっては、こちらから積極的に質問するなどして、相手の要望が何なのかを聞き出さなければなりません。意図しないことが起きてもしっかり考え、場合によっては上司に相談するなど、臨機応変で適切な対応が求められるのです。

人のサポートが好きな人

一般事務は、他の従業員のサポートを通して企業に貢献する職種です。他の従業員が仕事しやすくなるように書類作成やファイリング、電話対応を行うなど、仕事が円滑に進むようにサポートします。現場の最前線で活躍するより、裏方の立場でサポートして、誰かの役に立ったときに喜びを感じるという人が向いているといえます。

地道な作業ができる人

一般事務の仕事は、PCを使って細かい数字の入力や計算などをしたり、さまざまな資料を整理するなど、地道な作業が中心です。状況によっては、長時間同じ作業をすることもあります。そんなときも丁寧にこなせることが重要。任された仕事を一つひとつ正確にこなしながら、しっかりと納期を守ってコツコツと作業を進めなければなりません。成果が明確で評価されやすい仕事より、細かくて地道な作業のほうが合っているという人は、一般事務職としてスムーズに働けるでしょう。

一般事務派遣で必要なスキル

派遣社員として一般事務で働く際に、必要なスキルが知りたいという方もいるでしょう。重要なのは、3つのスキルです。

コミュニケーションスキル

一般事務の仕事には、電話やメール、来客対応や社内とのやりとりが多く、円滑に仕事を進めるためにもコミュニケーションスキルが必要になります。書類作成や伝票処理など、依頼や説明を受けてもわからないことがあれば、都度確認して解決しなければなりません。自分の思い込みで、間違った理解のまま仕事を進めてしまうと、やり直しになって作業量が増えてしまうこともあります。そのため、相手の要望を的確に把握し、わからないことをうまく解決するコミュニケーションスキルが必要になるのです。

PCスキル

一般事務の主な仕事である書類作成やデータ入力、メール対応などは必ずPCを使用します。そのため、一般事務の仕事を円滑に進めるには、PCの基本的なソフトであるWordやExcelを、仕事に支障がない程度に使いこなせることが必要になります。

入社した当初は、決められたフォーマットに従ってデータを入力するだけという仕事が多いかもしれません。しかし、仕事に慣れてくると、書類のまとめ方を任されるケースが増えてくるでしょう。特にExcelについては、表計算などのスキルを求められることも多いので、求人情報を見る際にスキルレベルを確認しておきましょう。

スケジュール管理スキル

一般事務は、スケジュール管理も大事な仕事のひとつです。チームで進める仕事では、自分だけでなく他の従業員の仕事の進み具合も把握して、必要に応じて催促しなければならない場面もあるでしょう。複数の書類作成が必要な際の優先順位付けや、忙しいときの段取りなど、スケジュールをしっかり管理できる人は職場で重宝されるのではないでしょうか。

次回【後編】では、一般事務派遣のキャリアプランについて紹介します。