PCが苦手だとダメ？「販売・接客から事務職」で求められるスキル

多くの一般事務では、基本的なPCスキルがあればOKです。

今はPCが苦手でも、勉強さえすれば事務派遣で求められるレベルに達することは十分可能です。

また、販売・接客業で培ったスキルが、事務職で役立つこともあります。

当記事では、事務職に求められる3つのスキルを述べた上で、販売・接客業から事務職で活かせるスキルと、PCスキルの習得方法を紹介します。

販売・接客業から事務職への転職を考えている方は、ぜひお読みください。

事務職に求められる3つのスキル

事務職では「PCスキル」のほかに、「業務スキル」や「ヒューマンスキル」も必要です。事務職に求められていることを理解できれば、販売・接客業からの事務職への転職もスムーズに進みます。

ここでは、事務職（一般事務）で必要なPCスキルのレベル感や、業務スキル・ヒューマンスキルについてお伝えします。

PCスキル

事務職に欠かせないのが、PCスキルです。求人票に「基本的なPCスキル」とある場合は、以下を目安にするとよいでしょう。

PCの基本操作	起動、メールの送受信、ファイルの管理など
Word	簡単なビジネス文書の作成（送付状、案内状など）
Excel	表やグラフの作成 請求書・見積書・納品書などの作成 基本的な関数（SUM、ROUND、IFなど）
PowerPoint	画像やグラフを用いて基本的なスライドを作成できる

一般事務で必要なExcelやWordのスキルは、それほど高度なものではありません。

販売・接客業でPCを使用した経験がない人でも、勉強する意欲があればすぐに習得できるでしょう。

PowerPointについては、一般事務では使用しないケースもあるものの、扱えると仕事の選択肢が広がります。

ExcelやWordと合わせて、ぜひPowerPointも習得しましょう。

業務遂行スキル

業務遂行スキル（テクニカルスキル）とは、業務を行うために必要な知識や技術のことです。

以下に、事務職で必要な業務遂行スキルの例を紹介します。

・文章作成能力

文章作成能力とは、伝えたい内容を、文章でわかりやすくまとめるスキルです。

的確な言葉遣いで、読みやすい文章を書けるかが問われます。

事務職は書類作成やメールなど文章を書く場面が多いので、文章作成能力は必須のスキルです。

・資料作成能力

資料作成能力とは、図やグラフなどを用いて、視覚的にわかりやすい資料を作成するためのスキルです。

デザイン力や論理的思考力が求められます。職場によっては資料作成が多い事務職もあるので、身につけておくと有利です。

・ビジネスマナー

ビジネスマナーは事務職に限らず、社会人に必須のスキルです。

言葉遣い、身だしなみ、表情といったビジネスマナーは、人間関係の構築に大きく関わります。

・タスク管理能力

タスク管理能力とは、優先順位や自分の能力を考慮して、複数のタスクを管理しつつ確実に業務をこなす能力のことです。

タスク管理能力が高い事務職は、より多くの依頼を引き受けることができ、周囲からの信頼も得られます。

ヒューマンスキル

ヒューマンスキルとは、他者と長期的に良好な人間関係を築くための対人関係能力のことです。

社員や顧客と関わることの多い事務職には、ヒューマンスキルが欠かせません。

以下に、事務職が特に身につけたいヒューマンスキルを紹介します。

・コミュニケーション能力

コミュニケーション能力は、社内外の人と良い関係を保ち、円滑に意思疎通をするために必要なスキルです。

ビジネスでは、特に「チームワークを大切にすること」が求められます。

表情や身振りといった非言語コミュニケーションも重要です。

・ヒアリング力（傾聴力）

ヒアリング力とは、相手に共感して理解を示し、要点を汲み取るスキルです。

事務職は依頼を受ける立場であり、相手のニーズを正確に理解する必要があるため、ヒアリング力が欠かせません。

また、ヒアリング力は相手の心を開き、信頼関係を構築するためにも役立ちます。

販売・接客業から事務職で活かせるスキル

PCが苦手でも、販売・接客業で身につけたスキルをアピールすれば、事務職への転職が叶う可能性も大いにあります。

履歴書や面接では、具体的なエピソードを交えて、販売・接客業で取り組んだことや自分の強みを伝えましょう。

ここからは、販売・接客業から事務職への転職する際に、アピールできるスキルを解説します。

臨機応変な「対応力」

事務職では、社内外からの問い合わせや、緊急の書類作成など、突発的な業務が発生することもあります。

このような予測不能の事態が起きた際に重要となるのが、臨機応変な「対応力」です。

臨機応変な対応力というのは、周囲の状況を見ながら、自分で次の行動を考えることを言います。

たとえば、自分がわからない商材について問い合わせがあった場合は、調べてから答える、もしくは上司に確認して答えるなどの対応が好ましいでしょう。

また、トラブルを想定してマニュアルを作成するなど、リスクヘッジを取ることも対応力の1つです。

あらゆる状況に柔軟に対応できる人は、事務職として信頼されるでしょう。

「対応力」のアピールポイント

販売・接客業は、顧客とのやり取りが多く、想定外の出来事が起こりやすい仕事です。さまざまなトラブルへの対処や問題解決にまつわるエピソードを用いて、事務職に必要な対応力をアピールしましょう。

業務を効率よく進める「段取り力」

「段取り力」とは、物事を先読みして、必要なステップを考えられる力のことです。

事務職は、複数の依頼が舞い込むことも多いため、業務を効率よくこなすために段取り力が必要となります。

段取り力には「これをしておけば相手も仕事が楽になるだろう」という、思いやりや気遣いも大切です。

特に、事務職は他の社員をサポートする仕事なので、相手の立場に応じた段取りを考える必要があります。

たとえば、資料作成を依頼された場合、裏付けとなるデータを一緒に提出すると、相手が確認する手間を省くことができます。

「段取り力」のアピールポイント

多忙な職場である販売・接客業でも、段取り力は大切なスキルのひとつです。「お客様の質問に答えられるように、おすすめのメニューは毎日シェフに確認して暗記していた」など、業務をスムーズに進めるために努力してきたことをアピールしましょう。

円滑な「コミュニケーション能力」

事務職は社内外の人と関わるため、コミュニケーション能力が重要となります。

しっかり挨拶や報連相ができることは、社会人の基本です。

とくに未経験歓迎の事務職求人では、PCスキルなどよりもコミュニケーション能力が重視される傾向にあります。

一般的に、販売・接客業は、コミュニケーションに対する意識が高い仕事です。

販売・接客業で身についた「明るい挨拶」や「目線を合わせる」といったコミュニケーションの基本は、事務職に転職する上で大きな武器となるでしょう。

コミュニケーション能力があれば業務でわからないこともすぐに聞けるので、スキルの習得が早いというメリットもあります。

「販売・接客業から事務職」でのアピールポイント

顧客の要望に応じた商品やサービスを提供する販売・接客業は、コミュニケーションのプロともいえます。顧客と信頼関係を築いたエピソードや、ほかのスタッフと協力するためにしたことなどを伝えましょう。 また、笑顔や身振りなどの非言語コミュニケーションも重要なので、面接などでしっかりアピールできるといいですね。

お客様のニーズを引き出す「ヒアリング力」

ほかの社員から依頼を受ける立場である事務職には、依頼の内容を正しく汲み取るための「ヒアリング力」が欠かせません。

ヒアリング力とは、本質を理解する力や相手のニーズを引き出すための力です。

業務の目的を正しく理解すれば、先回りして業務を行ったり、無駄な工程を省いたりすることもできます。

ヒアリング力はコミュニケーション能力にも通ずるので、セットでアピールするのもおすすめです。

「販売・接客業から事務職」でのアピールポイント

ヒアリング力をアピールするには、どのようにニーズを引き出したのかが伝わるとベストです。 「お客様が答えやすい質問をした」「信頼関係を築いてから提案をした」など、ヒアリングの際に気を付けていたことを掘り下げて、自分の強みにつなげましょう。

売上管理やシフト作成などの「事務処理経験」

販売・接客業にも、売上管理や在庫管理、シフト作成など、バックヤードの業務があります。

これらの業務は、事務職の仕事に通ずるので、積極的にアピールしましょう。

「コツコツ作業ができる」「デスクワークに耐性がある」といったことを伝えると、事務職としての適性をアピールできます。

とくにPCの使用経験は企業側が気になるポイントでもあるので、業務で使ったことがある場合はしっかり伝えてくださいね。

「販売・接客業から事務職」でのアピールポイント

「商品を見やすくするためにラベリングをした」「シフト管理表のひな形をExcelで作成した」など、業務効率アップに貢献した経験は自己PRにつながります。WordやExcelでできることは、履歴書に詳しく記載しましょう。 【記載例】 Word：文書作成・提案書・社内文書作成など Excel：関数・VLOOKUP・ピボットテーブルなど

顧客対応で必要な「電話応対スキル」

電話応対は事務職の基本業務の1つです。

しかし、意外なことに電話応対が苦手な事務職は少なくありません。

中には「電話応対なし」の求人もあるものの、電話応対ができたほうが仕事の選択肢も広がります。

販売・接客業は電話を取る場面も多い仕事です。

電話で丁寧にお客様とやり取りした経験は、事務職でも活かせます。

「販売・接客業から事務職」でのアピールポイント

電話応対が多い職場であったなら、「1日〇件電話応対をした」ということを伝えましょう。ただし、電話応対スキルだけでは自己PRとして弱いとも考えられるので、ビジネススキルやヒアリング力と合わせてアピールするのがおすすめです。

事務職に必要なPCスキルを身につける方法

事務職をめざすのであれば、基本的なPCスキルを身につけておいて損はありません。

ここでは、PCスキルを身につける方法を紹介します。

参考書や動画で独学する

参考書や動画、またはインターネットのWEBサイトなどでPCスキルを独学する方法です。

基本は参考書で勉強し、わからない部分は動画で詳しく学ぶなど、勉強方法を組み合わせると効率よく学べます。

メリット	デメリット
コストを抑えられる自分のペースで学習できる	モチベーションが保ちにくい

参考書や動画などを選ぶ際は、信頼できるものを選ぶことが大切です。

口コミや著者・投稿者のプロフィールをしっかり確認しましょう。

派遣会社の研修を活用する

派遣社員の場合は、登録した派遣会社の研修制度を利用できます。

基本的なビジネスマナーやMicrosoftofficeソフトのスキルは、無料で受講できるケースがほとんどです。

メリット	デメリット
派遣社員なら無料で利用できる自分のペースで学習できる働きながら受講できるので、すぐに実践に活かせる	派遣会社によって研修の種類や内容が異なる

eラーニングやテキストの貸し出しなど、派遣会社によって研修の形式はさまざまです。

また、研修で扱うPCスキルのレベルも異なるので、自分が参加したい研修のある派遣会社を選びましょう。

資格取得をめざす

PCスキル習得の1つの目標として、資格取得をめざすのもおすすめです。

資格は転職での大きなアピール材料にもなるので、PCスキルの勉強をかねてぜひチャレンジしてみましょう。

PCスキルを証明できる資格の1つに、「MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）」があります。

MOSは、ExcelやWordといったofficeソフトの操作スキルを証明する資格です。

MOSをめざす過程で、一般事務で必要なPCスキルを学べるでしょう。

MOSのWordとExcelには、「一般レベル」と「上級レベル」があるので、まずは一般レベルの取得をめざしましょう。

事務職への転職は派遣の一般事務がオススメ

事務職には、PCスキルのほかにも、業務遂行スキルやヒューマンスキルが求められます。

PCスキルは必要ですが、コミュニケーション能力やビジネスマナー、対応力なども重要です。

販売・接客業から事務職へ転職する際には、派遣の一般事務がおすすめです。

派遣には未経験歓迎の求人が多いので、オフィスワークが初めての人に適しています。

また、派遣会社の研修制度を利用すれば、一般事務に必要なPCスキルを効率よく身につけることができますよ。

「そうキャリ！」では、事務職未経験歓迎の求人を多数掲載しています。

販売・接客業で培ったスキルを活かせる事務職のご紹介も可能です。

これから事務職への転職を検討している方は、ぜひ「そうキャリ！」をご覧くださいね。