事務派遣のパソコンスキル特集 ①「必要レベル」「高評価レベル」をチェック！

一般企業に事務職として派遣される際に、求められるのがパソコンスキルです。自分のパソコンスキルのレベルを知っておけば、強みとしてアピールできる点や、これから習得するべきスキルもわかりますね。

今回は、事務派遣でよく使うofficeソフトのパソコンスキルを、「必要レベル」と「高評価レベル」に分けて、詳しく解説します。

【事務派遣】パソコンスキルの必要レベル

事務派遣の求人でよく見かける「基本的なPCスキル」とは、次のような能力を指します。

・Microsoftoffice（Word、Excel、PowerPoint）の操作 ・メール作成 ・ファイル管理・セキュリティ管理・タイピング

PC操作に慣れている人であれば、メール作成やタイピングのスキルはクリアできているでしょう。

ここでは、事務職でよく使われるMicrosoftofficeソフト、Word・Excel・PowerPointの「必要レベル」を解説します。

Wordの必要レベル

Wordは、文書作成で用いられるofficeソフトです。文字の装飾や画像挿入が簡単に行え、レポートやマニュアルなど長文の作成にも適しています。

下記は、派遣の事務職で求められるWordの必要レベルです。

・ページ設定、印刷設定ができる ・ヘッダー、フッターの変更ができる ・画像を挿入できる ・図やグラフ、テキストボックスを作成して挿入できる ・文字装飾（フォントの種類やサイズ変更など）ができる ・ビジネスにふさわしい表現で文章作成ができる ・テンプレートを応用できる

Wordの一通りの操作を理解しており、依頼された内容を文書としてまとめることができるレベルです。具体的には、送付状、案内状、報告書などを、読みやすいビジネス文書として作成するスキルが求められます。

Excelの必要レベル

Excelは、計算を含む文書作成や、データ集計・分析に用いられる表計算ソフトです。セルに数字や数式を入力して、自動的に計算を行います。

下記は、派遣の事務職におけるExcelの必要レベルです。

・書式設定、印刷設定ができる ・目的に応じて表やグラフを作成できる ・四則演算ができる ・SUM、AVERAGE、MAX、MIN、COUNT、IF、VLOOKUP、ROUNDなどの関数を扱える ・シートの挿入・削除・移動ができる ・データベース機能（並べ替え、抽出）が扱える

求人情報に「基本的なPCスキル」とある場合は、上記のExcel操作ができれば安心です。請求書や見積書の雛形に入力したり、計算を含む簡単な文書を作成したりできます。関数を用いて必要な数値を抜き出すなど、Excelを活用して業務効率も図れるでしょう。

PowerPointの必要レベル

PowerPointは、スライドを使って資料を作成するプレゼンテーションソフトです。社内会議やクライアントへの提案などで用いられます。

下記は、派遣の事務職におけるPowerPointの必要レベルです。

・書式設定ができる ・スライドの追加・入れ替え・削除ができる ・スライドの背景を設定できる ・図形（直線、矢印、四角形など）を作成できる ・表やグラフを作成できる ・写真や画像の貼り付けができる ・スライドマスターを活用できる ・テンプレートを活用できる

PowerPointを使用して、図や表を挿入しながら、視覚的に訴えるプレゼンテーション資料を作成できるレベルです。要点が伝わる会議用資料や、プレゼンテーション資料を作成できます。

【事務派遣】パソコンスキルの高評価レベル

PCスキルが高ければ、業務効率化が図れるだけでなく、時給の高い事務派遣に応募できる可能性も高まります。必要レベルを満たすだけでも事務職として務まりますが、キャリアアップをめざす人は、ぜひワンランク上のスキルを習得しましょう。

ここでは、Word・Excel・PowerPointの、高評価レベルを解説します。

Wordの高評価レベル

美しいレイアウトで読みやすい文書を作成できる人は、Word上級者といえます。下記は、派遣の事務職における、Wordの高評価レベルです。

・テンプレートを作成できる ・コンテンツの検索・置換・貼り付けができる ・目次、脚注を作成できる ・コメントや変更履歴を活用できる ・校閲機能を扱える ・差し込み印刷ができる ・マクロの作成・変更ができる

Wordを使いこなすと、文書作成から印刷までを効率的に行うことができます。段組みを含む文書や、表や図を効果的に挿入したマニュアルなど、さまざまな形式の書類を作成できるでしょう。

Excelの上級・高評価レベル

Excelの上級者になれば、業務スピードが上がり、複雑な処理も行えるようになります。下記は、派遣の事務職における、Excelの高評価レベルです。

・CONCAT、IFERROR、SUMIF、MATCH、INDEXなどの関数を扱える ・複数の関数を組み合わせて複雑な条件式を設定できる ・条件付き書式が設定できる ・ピボットテーブル、ピボットグラフを作成できる ・マクロ（VBA）の作成・活用ができる

Excel上級者になると、何も見ないで計算式を入力し、見積書や売上表の雛形を一から作成できます。思い通りに膨大なデータの集計・分析を行い、レポート作成などに役立てることも可能です。

一般的に、マクロを扱えるレベルまで達すると、企業からもExcel上級者として認められます。Excelを使いこなすためには、必要な箇所で、最適な機能を見極めるための応用力も必要です。

PowerPointの上級・高評価レベル

PowerPointの上級者になれば、聴き手の注目を集めるプレゼンテーション資料を作成できます。下記は、派遣の事務職における、PowerPointの高評価レベルです。

・複雑なアニメーション効果を設定できる ・見やすさやストーリー構成を意識して、効果的な資料作成ができる ・画像や写真の透過・埋め込み、図の背景の透過などができる ・PDFに変換できる

PowerPointを極めるためには、機能を理解したうえで、「洗練された資料を作成できるか」という点が重要になります。このため、配色やコントラスト、彩度など、デザインに関する知識も必要です。

まとめ

パソコンスキルの必要レベルの目安

・Wordで簡単な文書作成ができる
・Excelで基本的な関数を理解して、表・グラフを作成できる
・PowerPointで基本的なプレゼンテーション資料作成ができる

パソコンスキルの高評価レベルの目安

・Wordで編集作業や差し込み印刷ができる
・Excelで関数を組み合わせたり、マクロを作成できる
・PowerPointでストーリーを意識した効果的な資料作成ができる

パソコンスキルのレベル感と、身につけるべきスキルは理解できたでしょうか？
次回は、事務派遣に必要なパソコンスキルの学習方法を解説します！