一般事務とOAジムで必要なPCスキルは違う？②PCスキルのレベル

OA事務では、一般事務よりも高度なPCスキルが求められます。

事務派遣で働くにあたって、WordやExcelといったofficeソフトのレベル感は気になるところですね。

本記事では、一般事務で求められる最低限のPCスキルと、OA事務で役立つ専門的なPCスキルを解説します。

ぜひ、事務派遣の仕事探しに役立ててください。

一般事務で求められる「最低限のPCスキル」

一般事務では「基本的なPCスキル」が求められます。

ここでいう基本的なPCスキルとは、Word・Excel・PowerPointの基本操作を理解しているレベルです。

ここでは、一般事務で最低限求められるWord・Excel・PowerPointのレベルを解説します。

【Word】ビジネス文書の作成

一般事務では、Wordで送付状や案内状などを作成できるレベルが求められます。

• 書式の設定（文字の大きさ・色・マーカー・斜体など）
• 行・段落の間隔の変更
• 文字列の配置設定
• グラフ・図の挿入
• 保存・印刷設定

Wordの機能はさほど複雑ではないので、PC初心者の人でも比較的スムーズに操作できるはずです。

資料のデザインやレイアウトまで考えることができれば理想ですが、まずは最低限のスキルとして、「内容がわかる資料を作成できるレベル」をめざすとよいでしょう。

【Excel】表・グラフ作成、請求書などの作成

一般事務では、Excelで請求書や納品書などの作成、ひな形へのデータ入力ができるレベルが求められます。

• 入力、選択、印刷設定などの基本操作
• 四則演算
• 基本的な関数（SUM、AVERAGE）
• 表の編集
• グラフ作成

「全くExcelに触ったことがない」という人は、ひとまず上記の操作をマスターしましょう。

基礎を習得したら、扱える関数を増やしていくと業務の幅が広がります。

【PowerPoint】基本的なスライド作成

一般事務では、PowerPointで簡単なプレゼンテーション資料を作成できるレベルが求められます。

• スライドショーの作成
• デザインの変更
• 文字の大きさや色の変更
• 画像・図形挿入

PowerPointでは操作スキルよりも、デザインやレイアウトといった資料作成スキルが重要となります。

1つのスライドには1つのメッセージに限定する、不要な装飾は避けるなど、資料作成のコツについても学びましょう。

OA事務で要求される可能性のある「専門的なPCスキル」

OA事務では、一般事務よりも高度なPCスキルが求められるケースも多々あります。

ここではOA事務で求められる専門的なPCスキルを解説します。

【Word】複数ページにわたる文書作成

OA事務では、Wordでマニュアルなどの冊子を作成することもあります。

複数ページにわたる文書作成では、より視認性の高い文書の作成が求められます。

• 校閲機能
• 差し込み文書の設定
• 目次作成

Word上級では扱える機能を増やすだけでなく、難しい内容をわかりやすく伝えるための文章作成スキルが求められます。

また、文章作成にあたってシステムの知識や業界の専門知識も必要です。

わからない部分は自分で調べながら書くなど、Wordスキル以外の能力も問われます。

【Excel】データ集計・分析、マクロ機能を用いて自動化

OA事務では、Excelを使ってデータ分析や業務効率化を図ることが求められます。

Excelの機能を知っているだけでなく、「目的に応じて自由に使いこなせるか」がポイントです。

• 関数（IF、VLOOKUPなど）
• ピボットテーブルの作成
• 「マクロの記録」による自動化
• VBAを用いたマクロの作成

マクロやVBAを扱える事務職は少ないので、習得できれば大きなアピールポイントとなります。

VBAを用いたシステム開発などを行う事務職は、一般的な事務派遣よりも時給が高めに設定されています。

事務派遣でスキルアップをめざす人は、ぜひVBAにチャレンジしてみましょう。

【PowerPoint】高度なプレゼンテーション資料の作成

OA事務になると、PowerPointを使って、よりデザイン性の高い資料を作成することが求められます。

PowerPointを使いこなすというよりも、資料作成スキルの向上をめざす必要があるでしょう。

以下に、PowerPointにおける資料作成のポイントをまとめます。

• 1つのスライドには1つのメッセージに限定する
• 文字や画像は最低限にする
• メッセージは一番上に配置する
• 使用する色は3～5色
• 余白を意識する

資料作成スキルについては、書籍やWEBサイトで学ぶほか上手な人の真似をするのもおすすめです。

身近に資料作成が上手な先輩や同僚がいたら、積極的にコツを教えてもらいましょう。

【Access】データベース管理・クエリやテーブルの作成

OA事務では、Accessの操作が求められることもあります。

Accessとは、データの分析や加工が行えるデータベースソフトです。

Excelよりも大容量のデータを扱う際に用いられます。

以下に、Accessの基本機能を紹介します。

• テーブル：データの格納
• クエリ：データの抽出、集計、操作
• レポート：データベースの印刷
• フォーム：ユーザーの操作画面（オブジェクト）
• マクロ：操作の自動化

Accessの操作は難しくはなく、初心者でも比較的スムーズに習得できます。

業務効率化に貢献できるアピールにもなるので、余裕があればAccessの操作を覚えておくとよいでしょう。

「そうキャリ」は事務派遣のスキルアップもサポート

一般事務であれば、基本的なWordやExcelの操作ができればOKです。

専門性の高いOA事務になれば、能動的に業務効率化へ取り組み、より高いクオリティで資料を作ることが求められます。

事務職が未経験の人は、焦らず確実にPCスキルを習得することが大切です。

派遣会社では、officeソフトの研修が受講できるので、ぜひ活用してスキルアップに役立ててください。

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