派遣のお仕事図鑑 ⑥OA事務

さまざまな業界で高いニーズのある「OA事務」は、数ある事務職のなかでも人気の仕事です。しかし具体的にどのような業務をこなすのか、どうすればOA事務の仕事に就けるのか、わからないという人も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、OA事務の仕事内容、求められる経験・資格・スキル、未経験からのめざし方を網羅的に解説していきます。仕事のやりがいと魅力についても紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

OA事務の具体的な仕事内容

OA事務のOAは「office automation(オフィスオートメーション)」の略で、パソコン・多機能コピー機など、業務を効率化するための機器を指す言葉。OA事務はその名の通り、パソコンやWord・Excel・Access・PowerPointなどのオフィスツールを使って、各種デスクワークをおこなう事務職です。

業界を問わずさまざまな企業・部署に求められる非常にニーズの高い仕事といえるでしょう。

OA事務の具体的な業務内容は、データの入力・チェック・収集・分析、書類・資料・マニュアルの作成、伝票処理・情報管理など多岐にわたります。

業務で入力・チェックするデータは文字情報・数字などさまざま。売上・経費・顧客情報・社員情報など幅広いデータを扱います。前段階にリサーチ業務が含まれたり、会議の日付・時間・参加者・内容などを記載する議事録作成を任されたりするケースも少なくありません。

主に使用されるオフィスツール

入力したデータの収集・分析には関数で表計算を行うExcelや、データベースのアプリケーションとしてレポート作成・データ検索を可能にするAccessといったツールを活用するのが一般的です。

一方、書類の作成は社内外で利用するための議事録・報告書といった文書、ビジネスレターをはじめとする文章などを、Wordのフォーマットなどに従って作成します。

資料の作成で主に使用するのはPowerPoint。社内の会議用資料だけでなく、クライアントに向けたプレゼン資料・営業資料を作成する機会もあり、書類作成同様に相応のクオリティが求められる業務といえるでしょう。

また、社内向けにマニュアルを作成する場面もあります。Word・Excel・PowerPointを使って、誰が見てもわかりやすいように業務内容を可視化することが重要です。

これらは、職場・部署内の忙しい社員や上司の代わりに作成するケースもあります。OA事務が定型的な事務業務を引き受けることで、ほかの社員がコア業務に集中でき、結果として全体の生産性向上につながります。

その意味でOA事務はアシスタント的な側面が強い仕事であり、会社の円滑な運用のために後方支援をする重要な役割ともいえます。

企業によっては、来客・電話・メールの対応、郵便物の発送、ファイリング、備品の発注・管理といった業務を並行して行う場合もあります。

OA事務に必要な経験・スキル・資格

オフィスツールなどに関するスキルが求められるOA事務の求人は、実際の業務経験が重視される場合もあります。とはいえ、スキル・適性をしっかりアピールできれば、未経験から十分に転職・就職をめざすことができる仕事です。

経験・スキル

OA事務の必須スキルは、パソコンの操作に関わるものです。素早く正確にタイピングできる能力は必要不可欠で、少なくともブラインドタッチは欠かせません。ショートカットキーなどもマスターしておくと業務を効率化できます。

オフィスツールの操作スキルがかなり重視される仕事のため、複数のツールで上級者レベルのスキルを身につけていると現場で重宝されるでしょう。

Word・PowerPointであれば、文章の入力にとどまらず、書式・印刷設定、表作成・図の挿入、表示・目次、アニメーションの設定、スライドマスターといった機能の使用方法を押さえておくことが重要です。

ExcelはSUM・AVERAGE・IFといった基本的な関数に加え、グラフ作成方法、VLOOKUPなどの集計関数、ピボットテーブルは理解しておきたいところです。

使いこなせる人が比較的少ないAccessは、必須ではありませんが、テーブルの作成・保存・設計、フィールドプロパティの設定変更、クエリの作成といった使用方法を押さえておくといいでしょう。

資格

これらのパソコン操作スキルを可視化できるマイクロソフトオフィススペシャリスト、パソコン検定、日商PC検定などの資格もあります。勉強・取得することで実力がアピールしやすくなるだけでなく、スキルの底上げにもつながります。

合わせてアピールしたいのが事務処理能力。ただ定型的な業務をこなしていくだけでなく、業務の目的を理解したうえで、「どうすればミスがなくなるか」「どうすればより効率的に業務ができるか」を能動的に考える姿勢が事務処理能力を高めます。

このような向上心や積極性も、OA事務の適性のひとつといえるでしょう。

ときにはマニュアルの存在しない突発的な業務を任されるシチュエーションもあるため、状況に応じて柔軟に考え行動する力や、スケジュールの調整能力も必要です。

パソコンと向き合って淡々と仕事をするイメージの強いOA事務ですが、ほかの社員のアシスタントを行うという役割上、職場で良好な人間関係を構築したり、相手の依頼内容を正確に理解したり、困っているスタッフに自分から声をかけたりと、協調性・コミュニケーション能力が求められる職種です。

そのため、誰かのためになりたい、サポートしたいという人にはとくに向いているといえるでしょう。

職場によっては社外の人に対面・電話・メールなどで対応するケースもあるので、ビジネスマナーも重要です。事務経験だけでなく接客・販売など、対人業務の経験があると、採用の際にアピールできます。

OA事務の仕事のやりがいや魅力

OA事務に求められるパソコンやオフィスツールの操作、文章・文書・資料の作成、データの収集・分析といったスキルとノウハウは、事務関連の業務はもちろん、業界・業種を問わずあらゆるデスクワークで活用できます。

会計事務所・法律事務所などの求人なら、一般企業では得がたい経験・知識・スキルを身につけられるチャンスもあります。

キャリアアップ

働きながらOAスキルのレベルアップを図れるので、長期的なキャリアアップを見据えて仕事を選びたいという人にぴったりの職種といえるでしょう。実際にOA事務からWeb関連の仕事やプログラマーなど、別な業界の職種に転身する人もいます。

工夫次第で、効率化をはかったりミスを減らしたり、スキルアップできる業務が多く、仕事の幅を広げられれば、昇格・昇給につながるケースもあります。

成長しているという実感や充実感を得やすい仕事のため、ビジネスパーソンとして成長したいという向上心や、難しいことにチャレンジしたいという高いモチベーションがある人にはおすすめの職種です。

企業内・部署内でほかの社員をアシストするという立場のため、感謝をされたり頼られたりするシチュエーションも多々あります。人の役に立つことができる仕事に就きたいと考えている人であれば、貢献度を実感しやすく、やりがいにつながるはずです。

一方、仕事自体は内勤となるため、社外の人と対面でプレゼンテーションや交渉などを行う場面はさほどありません。コツコツと仕事を進めていく忍耐力があれば、コミュニケーションが得意ではない人も活躍できる仕事ともいえるでしょう。

ときには突発的な仕事を頼まれるシーンもあるものの、基本的にはマニュアルやフォーマットが整備されている定型的な業務がほとんどです。勤務内容や業務量が安定していることもあり、マイペースで働けます。

選べる雇用形態

OA事務は、正社員だけでなく契約社員・派遣・パート・アルバイトなどさまざまな雇用形態の求人があり、ライフスタイルに合わせて柔軟な働き方ができるのも魅力といえるでしょう。残業もさほど多くないため、ワークライフバランスを取りやすく、働きながら資格の勉強をするなど将来を見据えたスキルアップをめざせます。

デスクワークのため体力的な負担がなく、現場では多くの女性が活躍中です。出産・育児に理解のある職場が多く、育児が一段落した後に復帰しやすい仕事でもあります。

服装・髪型・ネイルなども自由なケースが多く、おしゃれを楽しめるのもうれしいポイント。近年はテレワークを導入する職場も増えています。

OA事務のめざし方

OA事務は未経験からでもめざせるものの、専門的なスキルが求められる仕事のため、ほかの事務職と比べて業務経験が重視されやすい傾向にあります。

そのため未経験からOA事務をめざす場合には、求められているスキル・適性があることを積極的にアピールしていくことが重要です。

PCスキル

たとえばマイクロソフトオフィススペシャリスト、パソコン検定、日商PC検定といった資格は、パソコンの操作スキルが証明できるだけでなく、向上心があり意欲的な人材であることをアピールするのにも効果的です。

また過去にパソコンやオフィスツールを利用した業務経験、あるいはほかの事務職経験などがあれば、しっかり伝えるようにしましょう。

実際に必要になるオフィスツールは職場によって違います。そのため業務内容を把握したうえで必要なスキルの勉強をしたり、自分の得意分野を理解して相性のよさそうな職場を探したりするのも一案です。

もちろん、OA事務に求められるコミュニケーション能力を示すためには、面接の際に相手にどのような印象を与えられるか、受け答えを正確にできるかも重要です。

経験

履歴書は過去に身につけた経験・スキルや志望動機、仕事への姿勢を伝えるだけでなく、書類の作成能力や文章力のアピールにもつながります。どうすれば人事担当者や派遣コーディネーターの目に留まる履歴書になるかを考えながら、細部に気を配って作成しましょう。

このように、採用の可能性を高められる方法は多々あるものの、OA事務の正社員求人はとくに倍率が高く、未経験からの就業は簡単ではありません。場合によっては給与・勤務地などのこだわりを見直して、「まずはOA事務としての業務経験を得る」と割り切ることも必要になります。

いきなり正社員をめざすのではなく、比較的採用されやすい派遣・契約社員の仕事で経験と知識・スキルを身につけ、キャリアアップしていくのもひとつの道でしょう。派遣会社によっては、OA研修などスキルを磨ける仕組みが用意されており、効率的にステップアップしていくことが可能です。

最近は、電話対応・ファイリング・郵便仕分けといった手作業の業務を担う一般事務と、パソコンの専門的なスキルを活用するOA事務が明確に区別されておらず、一般事務でもパソコンを使うのは当たり前になっています。

求人によっては、OA事務の仕事が一般事務とひとまとめになっている場合もあります。OA事務の求人を探すときは職種名だけでなく、業務内容までしっかりチェックして判断するようにしましょう。

綜合キャリアオプションでOA事務をめざそう

以上、OA事務の具体的な仕事内容、求められる経験・資格・スキル、仕事のやりがいと魅力、未経験からの目指し方についてレポートしてきました。

OA事務は高いスキルが求められるうえに人気のある職種なので、未経験からチャレンジするならおすすめは派遣求人です。派遣であれば、スキルアップをしながら経験を積むことができるでしょう。

人材サービス会社の綜合キャリアオプションでは、OA事務をはじめとするパソコンを使う事務職を数多く取り扱っています。もちろん未経験OKの仕事も豊富。長期的なキャリアを見据えて、働きながらスキルを磨くことが可能です。

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