派遣のお仕事図鑑　⑦データ入力

「データ入力」は数ある事務職の仕事のなかでも就業しやすく、スキルアップにもつながりやすい事務職デビューにぴったりの仕事です。「マイペースに仕事がしたい」「プライベートを充実させたい」という人に向いている職種といえるでしょう。

今回はそんなデータ入力の具体的な仕事内容、現場で求められる経験・資格・スキル、仕事のやりがいや魅力を網羅的にレポート。未経験で採用されるためのポイントについても解説します。

データ入力の業務内容

「データ入力」とはその言葉の通り、さまざまな文字データや数字データを、パソコンスマートフォンを使ってExcel・Wordなどの会社指定のフォーマット、専用システムに入力・保存する仕事です。

ひとくちにデータといっても、仕事内容は企業・部署によって多岐にわたります。名簿・名刺、契約内容・顧客情報、請求書・売上伝票・明細書、調査・統計データ、手書きのアンケート回答、通話・会議・セミナーの議事録、取材の音声データ、画像・PDFなどに書かれた文章などを入力するのが一般的です。

データを入力するフォーマット、システム、ルールや利用するツールの種類も職場ごとにさまざま。入力されたデータのチェックや内容の精査・校正・修正、Excelによるデータ処理などが業務に含まれるケースもあります。

求人によっては、顧客の応対、電話・メールの対応、書類・資料の作成・管理、ファイリングといったほかの事務業務の一部を担当することもあるようです。

いずれにせよデータ入力の仕事はパソコンを利用したオフィスワークが基本。社外の人と関わる機会はほとんどなく、ほかの社員・上司が円滑に仕事を進められるように、数ある業務のなかの、主にデータ入力に関わる部分をアシストするのが役目といえるでしょう。

職場内で最低限のコミュニケーションは発生するものの、業務の大半は一人でコツコツと進めていくものです。

就業先は一般企業だけでなくホテルや法律事務所など幅広く、なかにはコールセンターのオペレーターとして、お客様からの注文受付・問い合わせに対応しながら注文内容の入力を行う仕事もあります。

さらにデータ入力の業務自体はパソコンやスマートフォンがあればこなせる仕事のため、数は多くないもののオンラインで完結する完全在宅の仕事も存在します。

データ入力によく似た事務関連の仕事として挙げられるのが、OA事務です。

ただしOA事務がExcel・Accessによるデータの分析、PowerPointを活用したプレゼン資料の作成といったパソコン・オフィスツールを使う業務全般を広く担当するのに対して、データ入力で業務の軸となるのは、あくまでもタイピングによるデータの打ち込みです。OA事務ほど仕事の範囲は広くないのが特徴といえます。

データ入力で求められる経験・資格・スキル

データ入力の仕事はタイピングの制度やスピードが業務の生産性を大きく左右する仕事。基本的に紙媒体あるいはパソコンの画面上に表示される資料を見ながらデータを打ち込んでいく必要があるため、ブラインドタッチの習得は必須といえるでしょう。

資格

タイピングのスキルをアピールするなら、日本語ワープロ検定、キータッチ2000、パソコン検定タイピング試験といった資格の取得が効果的です。

ただしタイピングの速度が同じでも、業務の効率化をめざそうとする人としない人とでは、業務量に大きな差がつきます。一見、単純に見えるデータ入力の仕事ですが、ショットカットキー、頻出単語の辞書登録、機能のカスタマイズなどの工夫によって、こなせる業務量も仕事の幅も変わってきます。

職場によっては基準となる業務量が設定されている場合もあります。パソコンの操作スキルや、自ら能動的に課題を設定して解決していく成長意欲、どうすれば作業の効率化ができるかを考える思考力があると、現場では重宝されるでしょう。

身につけておきたいスキル

パソコンの操作スキルのなかでも、Word・Excel・PowerPointは、とくに身につけておきたいスキルです。なおオフィスツールやパソコン操作に関連する資格としては、MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）、日商PC検定、文書情報管理士などが挙げられます。

業界・業種によっては、英文入力ができる英語スキルや、経理関係の知識などが求められるケースもあるようです。

業務の性質上、顧客情報や会社の機密情報といった、社外に漏らしてはいけない重要なデータを扱う機会もゼロではありません。情報漏洩には十分に注意をする必要があり、とくに在宅ワークで自分のパソコンを活用する際には、ウイルス対策も含めたセキュリティ対策も必要になってきます。

顧客情報やお金にかかわるデータなど、入力ミスが重大なトラブルにつながるシチュエーションも多く、集中力・事務処理能力が欠かせない仕事。ミスを防ぐためには繰り返しのチェックをする習慣や、細かなミスに気づきやすいことも重要。慎重で几帳面な性格の人に適性があります。

入力するデータの内容に多少の変化はあるものの、仕事自体は非常にシンプルなので毎日の業務内容はさほど変わりません。忍耐力・根気・継続力があり、コツコツと進めていく業務が好きな人が長く続けていける仕事ともいえるでしょう。

このようにデータ入力は基本的に一人で進めていく業務が多い職種。とはいえオフィスに通勤する業務形態であれば、業務内容を理解したり、わからない点を質問したり、人間関係の構築をしたりといった最低限のコミュニケーションは必要です。

データ入力のやりがいと魅力

データ入力の魅力としてまず挙げられるのは、タイピングやオフィスツールなどの汎用性の高いパソコン操作スキルを働きながら磨くことができること。

OA事務・WEBライターなどパソコンを使うほかの職種と比べても、データ入力は就業までのハードルが高くありません。長期的なキャリアを見据えてスキルアップしたいという人が、最初の一歩を踏み出しやすい仕事といえます。

多くのデスクワークに求められるタイピングスキルは、毎日データを入力していくなかで、確実に向上していくでしょう。事務処理のスピードが速くなれば、一般事務・営業事務といったほかの事務職をはじめとするさまざまな職種で、キャリアアップしやすくなります。

データ入力は単純なように見えて、工夫次第でいくらでも効率化ができる職種です。「どうすれば同じ時間で入力できるデータ量を増やせるか」「どうすればスピードを下げずにミスを減らせるか」を自分なりに考え実行した結果が、目に見える形で成果に影響します。

職場によっては業績に応じて昇給・昇格などのインセンティブが発生するケースもあり、達成感・やりがいを得やすい仕事ともいえるでしょう。

ルーティンワークは根気が必要

多くの場合、データ入力の現場で頻繁なコミュニケーションは不要です。電話対応などの必要もない職場も多く、一人で黙々と仕事をするのが好きな人にとっては、心理的なストレスやわずらわしさがないのもメリットです。

基本的に毎日の業務内容に大きな変化はないため、覚えることはさほど多くなく、業務量・業務時間が安定しているのも特徴といえます。仕事に慣れてしまえばマイペースにこなしていける、ルーティンワークが好きな人にもおすすめの仕事です。

社外の人と関わる機会がない現場なら服装・髪型などが比較的自由なことも多く、自分らしい働き方ができるでしょう。

なかには、コールセンターのオペレーターなど、社外の人と関わる機会が多い仕事とデータ入力を並行して行う求人もあります。こちらは、たくさんの人と関わりながら働きたい、相手の喜ぶ顔をみることがやりがいにつながるという人にぴったりです。

業務内容に応じて自分の強み・価値観を活かしやすいのも、仕事の幅が広いデータ入力ならではの特徴といえます。

ライフスタイルにあった働きかたが選べる

雇用形態は派遣・アルバイト・パートなどが中心で、短期の仕事やシフトの融通がききやすい求人も少なくありません。就業のハードルもそこまで高くないため、出産・育児・介護などでブランクがあっても復職しやすく、ライフスタイルに合わせた働き方を実現可能です。

インターネット環境があれば、在宅で仕事ができる求人があるのもうれしいポイント。通勤時間がなくなるため、ストレスが少なく、プライベートに多くの時間を使えます。スキルと経験があれば、業務委託・副業といった働き方を選択できるなど、キャリアの自由度が大きく広がります。

データ入力の仕事に採用されるために

ほかの事務職と比べても、未経験からチャレンジしやすいデータ入力。さらにタイピングスキルやパソコンの操作スキルを示すことで、より採用されやすくなります。

タイピングスキルは簡単なテストで実力をチェックされるケースがあり、日本語ワープロ検定、キータッチ2000、パソコン検定タイピング試験などの資格があれば、スキルをアピールしやすくなるでしょう。

パソコンの操作スキルは、Wordだけを利用する仕事がある一方で、Excel・PowerPoint・Accessなどのスキルを総合的に求められる職場もあり、求人によってさまざまです。あらかじめ業務内容を把握したうえで、求められているスキルを勉強したり、自分の得意分野を活かせる職場を選んだりするのがいいでしょう。

とはいえ、いずれのスキルもさほど高度なレベルは求められないため、実務経験などがなくても、独学で習得をしておけば問題はありません。

たとえばタイピングはインターネット上に無料で練習できるサイトがいくつもあり、少し時間を使えば、簡単にスピードアップやブラインドタッチの習得ができます。加えてショートカットキーや辞書登録のやり方など、よく使うスキル・ノウハウを身に付けておくと、評価を得られやすくなります。

アピールすべきポイント

求人によっては単なるデータ入力だけでなく、さまざまな業務を合わせて担当する場合もあります。仕事内容の理解が足りないと、「一人で黙々とこなす仕事だと思っていたのに、チームプレーや接客スキルを求められた」などということにもなりかねません。仕事を選ぶときは業務内容をしっかりとチェックしましょう。

そのうえで、業務内容に見合うコミュニケーション能力、事務などの業務経験、英語力、リサーチ能力といった自分の強みがあれば、求人の内容に合わせてアピールしていきましょう。オフィスツールの利用シーンが多い職場で働きたいなら、MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）や日商PC検定といった資格を取得するのも効果的です。

どのような仕事でもいえることですが、現時点でスキル・経験が足りていなくても、データ入力に関係する資格の取得や、できなかったことができるようになった過去の経験などで成長意欲があることを示せれば、ポテンシャルを評価してもらえる可能性があります。

履歴書・面接では、志望動機やスキルをチェックされるだけでなく、仕事に適性のある人物かどうかも確認されます。データ入力に求められる経験・資格・スキルをしっかり押さえつつ、業務内容に活かせるようなアピールポイントも言葉にしておきましょう。

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以上、データ入力の仕事内容や必要な経験・資格・スキル、やりがいと魅力、採用されるためのポイントについて解説しました。データ入力はタイピングやパソコン操作のスキルが磨かれるうえに、未経験からでもチャレンジしやすい事務職デビューにぴったりの仕事といえるでしょう。

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