派遣のお仕事図鑑　①一般事務

「一般事務ってどんな仕事？仕事内容や求められるスキルが知りたい」。オフィスワークの中で最も人気がある一般事務。未経験からめざす人のなかには、興味はあるけど、仕事内容や必要なスキルがわからないという人もいるのではないでしょうか。

・一般事務とは？

・一般事務の仕事内容は？

・一般事務に求められるスキルややりがいは？

など、知りたいことも多いでしょう。今回は一般事務の仕事内容、やりがいについて解説していきます。

一般事務とは

一般事務は、事務職やオフィスワークの中で最も基本的な職種です。主な仕事は、書類作成やデータ入力。その他にも、伝票処理や整理、電話や来客対応など業務は多岐に渡ります。

特別なスキルや資格が不要なので、未経験からでもチャレンジできます。また、定時退社できる会社が多く、プライベートと両立しやすいので、人気の職種です。

一般事務の仕事内容とは

大規模な会社の一般事務は、担当する業務が部署ごとに分かれていることが多く、中小企業では幅広い仕事を任せられます。多くの業務は、専門的な知識・スキルは不要です。それぞれの仕事内容について、詳しく見ていきましょう。

書類作成

書類作成は、あらかじめ会社が用意したファイルに必要な情報を入力する仕事です。一般事務が取り扱う書類は、請求書や見積書といった商品やサービスに関するものだけでなく、会議の議事録や決算書など、さまざまです。それぞれの部署で使っているすべての書類を作成する可能性があると心得ておきましょう。

ファイリング

ファイリングは、日々の業務で作成した書類を、種類や日別などのルールに従って分類し、管理する仕事。書類をいつでもすぐに参照できるようにするとともに、保管から廃棄するまでのルールを決めておくことが重要です。多くの社員が使う書類は、わかりやすく整理して保存する必要があります。

データ入力

データ入力は、パソコンを使ってあらかじめ決められたフォーマットにデータを入力して保存する仕事です。取り扱うデータは会社や部署によって変わります。たとえば、日々の売り上げや在庫、発送に関するデータや顧客の情報などです。これ以外にも従業員の勤怠や個人情報などのデータもあります。入力ミスがトラブルにつながることもあるので、正確に入力できる能力が求められます。

伝票処理や整理

伝票処理や整理も一般事務の仕事内容として挙げられます。入金や出金、売上などの伝票を処理して整理する仕事です。会計自体は経理が担当する仕事ですが、規模が小さな会社では、伝票処理をはじめ会計をサポートする仕事もあるかもしれません。

郵便物の発送や仕分け

定期的に発送する郵便物を用意したり、会社に届いた郵便物を部署ごとに届けたりする仕事も、一般事務の役割です。会社や組織の規模によって郵便物の量は異なるので、発想や仕分けの業務量も変わります。

備品の管理や発注

備品の管理や発注も一般事務の仕事です。たとえば文房具の在庫管理、コピー機やパソコンといったOA機器の使用状況のチェックや管理などを行います。備品の不足やトラブルが発生したときに、追加発注したり業者にメンテナンスを依頼したりするのも仕事です。備品の管理は、組織全体の業務効率に関わるので、在庫切れや不具合がないか常に注意しておく必要があります。

電話やメールの対応

一般事務は、部署にかかってきた電話を担当者に取り次ぐ仕事をまかせられることもあります。営業や企画など、外出や会議で社員が不在になることが多い部署では、用件や依頼事項、先方の連絡先などを控え、確実に伝えなければなりません。

来客の対応

取引先など来客があった際に、会議室や打ち合わせスペースへ案内するのも仕事のひとつ。前もって会議室を準備したり、飲み物を出したりすることもあります。顧客の第一印象に関わる重要な業務でもあるので、会社ごとのルールをしっかり把握しておく必要があります。

他部署のサポートなど

会社によっては、商品やサービスの受発注や出荷といった営業部門の仕事を任されることがあります。中小企業では、勤怠管理や給与計算など人事・労務関係の仕事や、決算などの経理部門の仕事をサポートすることも。基本はデスクワークですが、プラスアルファでさまざまな部署のヘルプに入るケースがあるので、業務範囲が気になる人は面接時に確認しておくようにしましょう。

一般事務で求められるスキルとは

一般事務の仕事内容がわかったところで、どんなスキルが求められるのか気になった人もいるのではないでしょうか。一般事務で求められるスキルについて解説します。

パソコンスキル

一般事務で求められるスキルとして、書類作成やデータ入力、メール対応で使用するパソコンのスキルがあります。多くの求人で必須とされているのは、WordやExcelの基本操作。会社によりますが、書類作成やデータ入力をスムーズにするべく、簡単なExcel関数は理解しておいた方がよいでしょう。

コミュニケーションスキル

コミュニケーションスキルも、一般事務の必須スキルです。電話やメール、来客対応など社外とのやりとりだけでなく、社内とのコミュニケーションも多い仕事。
書類作成や伝票処理など、相手の意図を正しく理解して仕事を進めることができれば仕事の幅を広げることができるでしょう。せっかく作った資料を使ってもらえない…などということがないよう、遠慮なく質問できる関係性をつくっておくようにしましょう。

作業の正確性・スピード

書類作成の業務で求められるのは、締め切りを守ることと、ミスがないこと。多様な書類や資料を作成する部署では、作業の正確性やスピードが求められます。出来上がったら、入力ミスや計算ミスがないか、必ず確認。適切な資料を期日までに作れる人は、周囲からの信頼感を得ることができるでしょう。

一般事務のメリット

いざ働くとなると気になるのは、一般事務のメリットです。採用時から就業後まで、この仕事で働くメリットについて紹介します。

未経験でも始めやすい

一般事務として働くメリットは未経験でも始めやすいこと。専門的な知識や高度なスキルを求められないため、未経験でも応募可という求人が多いのも特徴のひとつです。販売や飲食など、異業種や他職種から事務職にチャレンジしてみたいという人は、未経験歓迎の求人をチェックしてみてはいかがでしょうか。

パソコンのスキルが身につく

一般事務のメリットのひとつは、パソコンのスキルが身につくことです。書類整理やデータ入力など、慣れない仕事をこなしているうちに、WordやExcelのスキルが上がったという声をよく聞きます。基本操作に加えて、Excelの関数やマクロまで使いこなせるようになると、事務職としてキャリアアップをめざせます。

就業時間が決まっているのでプライベートと両立しやすい

就業時間が決まっていて、残業が比較的少ないので、プライベートと両立しやすいのもメリット。仕事の多くが、手順や内容が決まっているルーティンワークなので、予定外の業務で帰宅が遅くなることはほとんどないでしょう。家事や子育てなどプライベートと両立させたいという人には最適な仕事といえます。

一般事務のデメリット

実際に働いてみてから、「こんなはずではなかった」ということにならないためにも、一般事務のデメリットも知っておいたほうがいいでしょう。

仕事内容が地道でルーティンワークが多い

仕事内容が地味で、ルーティンワークが多いのをデメリットとして受け取る人もいるでしょう。多くの人と関わりたい、クリエイティブな仕事をしたい、変化や刺激がある日々を送りたいという人には向いていないかもしれません。
とはいえ、主体的に仕事に取り組むうちに、仕事の幅を広げられる会社もあるので、チャンスがあれば積極的にアピールしてみるのもいいでしょう。

努力や成果が見えにくい

売上などの数字が明確になる営業や販売などと比べると、仕事の成果が見えにくいというデメリットがあります。自分のがんばりを認めてほしい、努力や成果を給与に反映してほしいという人にとっては、不満やストレスを抱えやすい仕事といえるかもしれません。

一般事務の仕事のやりがいとは

一般事務はルーティンワークが多く、成果が見えにくいのですが、この仕事ならではのやりがいもあります。

ここでは一般事務の仕事のやりがいについて解説していきます。

人から頼りにされることが多い

一般事務は、業務内容が資料作成やファイリング、データ入力など多岐にわたってサポートする仕事。一緒に働いている社員から感謝される機会が多く、「ありがとう」のひとことがやりがいにつながります。
ときには面倒で細かい作業などを任されることもあります。さらに予定していなかった突発的な業務にも素早く対応したり、複数の仕事をまとめてこなしたりするケースも。周囲を幅広くサポートする一般事務は、人から頼りにされることが多い仕事です。

働きながら事務スキルを習得できる

事務に関するさまざまなスキルを習得できるのもやりがいです。ルーティンワークが多いのですが、パソコンのスキルが向上すれば、仕事のスピードや作業効率が変わります。仕事をしながら事務スキルを高められるので、その後の転職にも活かせるでしょう。効率的に仕事をこなせるようになれれば、営業事務や貿易事務など、より専門性が高い事務職に挑戦できます。

社内外の人と連携しながら仕事を進められる

社内だけでなく、社外の人とも連携を取りながら仕事を進められるのも一般事務の魅力のひとつです。社内外の人と連携しながら仕事を進める際には、コミュニケーション能力が重要になります。関わる人が多くなると仕事の管理が難しくなりますが、その分感謝の言葉をもらえたり、スキルアップの機会が増えたりするのです。

一般事務に向いている人とは

さて、一般事務の仕事は、どんな人が向いているのでしょうか。ここでは、一般事務の仕事の適性について、タイプ別に解説していきます。

地道な作業をコツコツとできる

一般事務の仕事は、地道な作業がコツコツとできる人に向いています。書類作成や整理、データ入力など、一般事務の主な仕事は正確さを求められる作業です。細かくて単調な作業でも、コツコツとこなせる人が向いているといえます。

まわりの人をサポートすることが好き

所属する部署全体や、一緒に働いている社員をサポートする業務が多い一般事務は、まわりの人を助けたいと思える人が向いています。ときには仕事を円滑に進めるために、臨機応変に対応しなければならないこともあるでしょう。コミュニケーション能力が高くて、まわりの人に気配りができる人。性格が穏やかで、明るく対応できる人も適性があるといえます。

未経験から一般事務を目指すにはどうしたらいい？

一般事務は未経験歓迎の求人が多い職種ですが、転職希望者も多いため、人気の求人は経験者の方が優遇されがちです。
異業種や他職種から一般事務にチャレンジしたいという人は、派遣社員から始めて正社員として活躍する道もあるので検討してみてください。
たとえ未経験から一般事務をめざす場合でも、仕事に素早く慣れるためにもパソコンスキルを習得しておくことも重要です。

まとめ

今回は、一般事務の仕事内容、求められるスキル、やりがいや適性について解説してきました。一般事務には書類作成やデータ入力など、幅広い業務内容があります。異業種や他職種から事務職デビューしたいと思っている人にとっては、最初に経験しておきたい職種といっていいでしょう。

社内外のさまざまな人たちとコミュニケーションを取りながら、会社や社会の仕組みを学んでキャリアアップできる仕事なので、接客や販売の仕事経験を活かせるでしょう。一般事務の仕事内容や求められるスキルなどを見て、自分もやってみたいと思った人は、ぜひチャレンジしてみてください。

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