営業事務、経理事務…専門性が高い事務職の一般事務にプラスアルファするスキルガイド【前編】

一般事務の仕事に慣れたら、身についた事務スキルや経験を活かして、専門事務へキャリアアップをめざしてみましょう。専門の業界で活躍できる事務職となれば、新たなキャリアの道も開かれます。

そこで今回は、8つの専門事務をピックアップして、それぞれに必要なプラスアルファのスキルを紹介します。まずは前編として、営業事務・経理事務・総務事務・学校事務の4つの専門事務について見ていきましょう。

一般事務からキャリアアップ! 専門事務に必要なスキルとは?

一般事務から専門事務へキャリアアップをめざす場合は、事務スキルに加えて、各専門事務で求められるプラスアルファの能力を身につけると有利です。一般事務の経験と、専門事務に特化したスキルがあれば、企業からも高く評価してもらえますよ。

ここからは、営業事務・経理事務・総務事務・学校事務に必要なスキルを解説します。

 ①営業事務

営業事務は、営業職のサポートに特化した事務職です。主に、クライアントへの資料作成や営業職のスケジュール調整、電話対応などを行います。

営業事務として活躍するためには、チームワークに必要なコミュニケーション能力や協調性、そしてわかりやすい資料を作成するためのPCスキルが必要です。

営業部では部署が一体となって目標達成をめざし、チームとして課題解決に取り組みます。クライアントと電話やメールでやりとりする場面もあり、人と関わることの多い仕事なので、ビジネスに通ずるコミュニケーション能力は必須です。スピード感が求められる営業事務では、相手のニーズを汲み取って自ら行動できる人は重宝されます。

また営業事務では資料作成も行うので、ExcelとWordに加えて、PowerPointのスキルが必要です。一般事務で使う機会がなかった人も、営業事務をめざすのであればPowerPointの基本操作は覚えておきましょう。

 ②経理事務

経理事務は会社の日々のお金の流れを管理し、社内外に正しく報告する仕事です。具体的には、現預金の入出金管理や伝票の仕分け、経費精算、給与計算、決算書作成などを行います。お金を扱うための会計スキルと責任感が求められる仕事です。

一般事務から経理事務をめざす場合は、伝票や決算書に関する知識があると有利です。経理の勉強も兼ねて、簿記資格の取得をめざしましょう。簿記2級は実務でも役立つレベルとして企業からの評価も高いので、資格を持っていると大きなアピールポイントとなります。

経理事務では、Excelを使ってお金の計算を行うことも多いので、基本的な関数やピボットテーブルを扱えるようにしておきましょう。

 ③総務事務

総務事務は社員が仕事を滞りなく行えるようにサポートする仕事です。書類整理や備品管理、来客応対、社内行事の企画、問い合わせ対応など、社内の庶務業務を引き受けます。小規模の企業では、総務事務が給与計算などの経理業務を担うケースもあります。

総務事務は、社内の部署や経営陣はもちろん、取引先や株主らともやり取りを行う、会社の潤滑油のような存在です。このため、社内外の人と良好な人間関係を築くためのコミュニケーション能力が求められます。

文書を発行することも多いので、ExcelやWordの操作には慣れておきましょう。また業務の幅が広く、複数の仕事を同時に引き受けることもあるため、スケジュール管理能力も必要です。

 ④学校事務

学校事務とは学校運営にまつわる庶務業務を幅広く担当する仕事です。主に備品管理や教職員の給与計算・経費精算、人事や受付などを行いますが、学校の規模によって担当する範囲が異なります。

学校事務は児童や生徒、教職員、保護者などさまざまな人と関わるので、それぞれの立場に対応できる柔軟なコミュニケーション能力が求められます。たとえば生徒には物事をかみ砕いてわかりやすく伝える一方で、保護者には相手の想いを汲み取りつつ丁寧に学校側の事情を伝えるなどの工夫が必要です。

また一般企業に比べると学校事務の職員は少なく、入学や奨学金の手続きを1人で行わなければならないケースもあります。このため、基本的なPCスキルに加えて、業務を正確にこなすための管理能力も大切です。

専門事務を始めるなら派遣がオススメ

どのような業界の専門事務であっても、基本的なPCスキルやコミュニケーション能力は必要です。一般事務として働きながら、ExcelやWordの基本操作やヒアリング力・伝達力を磨くと、専門事務への転職でも役立ちます。

専門事務では業界の専門知識が問われるため、経験者が優遇される傾向にあります。未経験から正社員になるにはハードルが高いので、まずは未経験歓迎の専門事務求人が多い派遣からスタートするのがおすすめです。

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次回は、後編として医療事務・金融事務・英文事務・貿易事務に必要なスキルを解説します!