未経験から一般事務スタート活かせる経験・スキルは？

事務職は人気の高い職種です。未経験から挑戦するのは難しいと感じるかもしれませんが、他職種で培ったスキルや経験は、一般事務の仕事でも活かすことができます。履歴書や面接で上手に伝え、一般事務職としての適性をアピールしましょう。

今回は、未経験から一般事務を始める際に活かせる経験やスキルを紹介します。これから一般事務で働きたいと考えている人は、ぜひ参考にしてくださいね。

1.　一般事務に活かせるスキル

一般事務の応募条件は企業によって異なるものの、一定のレベルを満たせていれば採用率は高くなります。ここでは通常の一般事務で求められるレベルをもとに、未経験でもアピールしやすいスキルを紹介します。

1-1.　コミュニケーションスキル

コミュニケーションスキルは一般事務で最も重要視されるスキルの1つです。事務職というとPCに向かって黙々と作業するイメージがあるかもしれませんが、実は人との関わりが多い仕事です。社員はもちろん、取引先など社外の人ともやり取りを行います。

事務職として依頼された仕事を正確かつスピーディーにこなすためには、相手の意図を正しく汲み取る力が必要です。わからない部分は確認する、しっかりと内容を理解してから業務に取り組むなど、意思疎通や情報共有を正確に行えると仕事のクオリティも高くなります。

また、事務職は電話対応や来客応対の際に、会社の顔となる存在です。取引先や顧客に対して、丁寧なビジネスマナーと気遣いで対応できる事務職は、会社からも信頼されます。

1-2.　PCスキル

事務職はPCを使う仕事が多いので、メールの送受信やタッチタイピング、Excel・Word・PowerPointといったofficeソフトの基本操作ができると、採用される確率も高くなります。

一般事務であれば、そこまで難しいPCスキルを求められることはありません。WordやExcelを使って、ビジネス文書や請求書・見積書などを作成できるレベルをめざしましょう。

履歴書には、「ソフト名＋できること」を記載して、PCスキルを具体的に伝えます。仕事でofficeソフトを使っていた場合は、実務での使用経験があることも伝えてくださいね。

PCやofficeソフトを扱った経験がない場合は、研修や講座で基本スキルを学んでおきましょう。派遣社員であれば、派遣会社の研修を活用してPCスキルが学べます。MOSや日商PC検定などの資格取得をめざすのもおすすめです。

1-3.　業務管理能力

事務職は複数の業務を同時に抱えることも多いので、すべての仕事を効率よく進めるための業務管理能力が必要です。業務にかかる時間や納期に応じて、1日にすべきことを割り出し、計画的に仕事を進めます。

業務管理能力の高い事務職は、「間に合わなかった」「忘れていた」というようなトラブルがないので、社内からの評価も高まるでしょう。

業務管理能力は、仕事以外のプライベートでも重要なスキルです。たとえば、家事と育児を同時にこなす主婦や、仕事と資格取得の勉強を両立した経験がある人は、業務管理能力があるといえるでしょう。

2.　一般事務に活かせる前職の経験

営業職や販売職として働いてきた経験も、一般事務で活かすことができます。培ったスキルを上手にアピールして、事務職としての素質を認めてもらいましょう。

ここでは、他職種から一般事務へ転職する際に活かせる経験を解説します。

2-1.　同じ業界での実務経験

未経験から一般事務を始める場合は、自分が関わった経験のある業界の企業に応募するのがおすすめです。ひとくちに一般事務といっても、働く企業の種類は、商社、金融、アパレル、飲食、メーカーなど多岐にわたります。

一般事務はその会社の帳簿や書類を扱うため、業界の専門用語やルールを覚えなくてはなりません。このため、事務職未経験であっても、その企業の業界に携わった経験があれば、採用でも有利になる可能性が高いのです。

たとえば、工場で勤務経験がある人は製造系会社の一般事務、保険の営業として働いたことがある人は保険会社の一般事務に応募してみましょう。

業界の知識があると伝えれば、企業からも興味を持ってもらえるはず。その業界が好きな理由や、働いて学んだことをアピールすれば、より好印象です。

2-2.　庶務業務や対人業務の経験

一般事務によくある書類整理やファイリング、データ入力といった仕事は、事務職以外の職種でも発生します。販売職で店舗の売上管理をしたり、営業職で資料作成をしたりといった経験は、一般事務の仕事でも活かせますよ。

また、顧客や取引先とのトラブルで臨機応変に対応した経験があれば、「柔軟な対応ができる人材」として評価されるでしょう。販売職であれば、丁寧なビジネスマナーや接客マナーを学び、社会人としての素晴らしい素養を備えているはずです。

特に、大企業や歴史のある企業ではビジネスマナーを弁えた人材は歓迎されるので、一般事務で活かせるスキル・経験としてアピールしてくださいね。

3.　未経験から事務職を始めるなら派遣がオススメ

未経験から一般事務に転職したい場合は、未経験歓迎求人の多い派遣社員がおすすめです。派遣会社が経験やスキルを考慮して、自分にぴったりの求人を紹介してくれますよ。また、派遣会社には研修制度が整っているので、PCスキルやビジネスマナーを学びながら働くことも可能です。

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